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活動的組委會必須堅持既定的方針。如果花上兩個月的時間去敲定一件事情，那將會導致活動的管理效率低下。你可花上數小時設計一份有創意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時打印出來以致錯過了寄出的最后的期限，后果將不堪設想。所以，一旦你決定承擔某項活動，接下來你就應當立即制定關鍵任務時間表。

　　在制定關鍵任務時間表之初，你應當在日歷上確認活動舉辦的時間，然后從那天開始向前排出每天應當做的事情。有不少差點弄砸活動的可怕故事：在一次籌款活動中，活動計劃和標志都在最后作了臨時改動，而且差點沒有及時送到。在另外一次活動中，計劃書都已經分發之后，計劃書的插圖才送達。還有一次，一批T恤衫由于剛剛將標志印上去，以至于裝這些T恤衫的箱子到場打開時還冒著熱氣。這些失誤都給參加活動的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點釀成大禍的事例正是由于計劃不當和協調不力造成的。在籌備活動的整個過程中，你應當嚴格地執行每個時間段的安排，否則就容易導致多米諾骨牌效應。讓人吃驚的是，有時一件看似微不足道的小事竟會對活動產生重大的影響。在一次籌款活動中，工作人員居然在活動開始前幾分鐘還在對座位的安排進行調整，以至于到后來他們完全沒有時間再檢查一遍，導致出現了令人尷尬的錯誤：一張桌子被同時分配給了兩家公司，當工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協調，所以又只得將他撤下來。因為是在最后一刻接到了位置調整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時間檢查重新安排的情況。你的目標是要在方案實施的前一天將所有事情完成定下來，好讓每個相關人員有時間檢查關鍵時刻的各種細節。你應該讓每一個工作人員在活動開始的那一天處于精神飽滿的最佳狀態。

　　拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關鍵任務時間表上的一部分。同時你應當格外注意來賓人數變更日期和活動取消日期。在這些最后期限之前，你可改變參加人數(人員損耗)和取消整個活動(安排取消)而不會招致不良后果。通常，你可以在一定時間之前減少原定的用餐客人數量，或者減少原定的客戶預訂量而不會產生任何費用。一定要將最后期限和檢查的時間考慮在內。給你自己留出充足的時間作出明智的決定。如果你錯過了來賓人數變更日期，錯過了減少原有客人數量的機會，那么這個錯誤將會使你付出昂貴的代價，因為你將不得不按原先合同上所確定的客人數和客戶數量付費。

　　在活動進行過程中，你還要繼續更新你的關鍵任務時間表、成本表和支付計劃，應確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡單說明，比方說由誰具體負責，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時間不慌不忙地做好的你的關鍵任務時間表。

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