專業(yè)整體策劃企業(yè)活動策劃，設(shè)計，制作，活動創(chuàng)意，活動執(zhí)行，活動設(shè)備等為一體的活動策劃公司

活動的組委會必須堅持既定的方針。如果花上兩個月的時間去敲定一件事情，那將會導(dǎo)致活動的管理效率低下。你可花上數(shù)小時設(shè)計一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時打印出來以致錯過了寄出的最后的期限，后果將不堪設(shè)想。所以，一旦你決定承擔(dān)某項活動，接下來你就應(yīng)當(dāng)立即制定關(guān)鍵任務(wù)時間表。

　　在制定關(guān)鍵任務(wù)時間表之初，你應(yīng)當(dāng)在日歷上確認(rèn)活動舉辦的時間，然后從那天開始向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事情。有不少差點弄砸活動的可怕故事：在一次籌款活動中，活動計劃和標(biāo)志都在最后作了臨時改動，而且差點沒有及時送到。在另外一次活動中，計劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計劃書的插圖才送達(dá)。還有一次，一批T恤衫由于剛剛將標(biāo)志印上去，以至于裝這些T恤衫的箱子到場打開時還冒著熱氣。這些失誤都給參加活動的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點釀成大禍的事例正是由于計劃不當(dāng)和協(xié)調(diào)不力造成的。在籌備活動的整個過程中，你應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地執(zhí)行每個時間段的安排，否則就容易導(dǎo)致多米諾骨牌效應(yīng)。讓人吃驚的是，有時一件看似微不足道的小事竟會對活動產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動中，工作人員居然在活動開始前幾分鐘還在對座位的安排進(jìn)行調(diào)整，以至于到后來他們完全沒有時間再檢查一遍，導(dǎo)致出現(xiàn)了令人尷尬的錯誤：一張桌子被同時分配給了兩家公司，當(dāng)工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調(diào)，所以又只得將他撤下來。因為是在最后一刻接到了位置調(diào)整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時間檢查重新安排的情況。你的目標(biāo)是要在方案實施的前一天將所有事情完成定下來，好讓每個相關(guān)人員有時間檢查關(guān)鍵時刻的各種細(xì)節(jié)。你應(yīng)該讓每一個工作人員在活動開始的那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。

　　拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關(guān)鍵任務(wù)時間表上的一部分。同時你應(yīng)當(dāng)格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動取消日期。在這些最后期限之前，你可改變參加人數(shù)(人員損耗)和取消整個活動(安排取消)而不會招致不良后果。通常，你可以在一定時間之前減少原定的用餐客人數(shù)量，或者減少原定的客戶預(yù)訂量而不會產(chǎn)生任何費用。一定要將最后期限和檢查的時間考慮在內(nèi)。給你自己留出充足的時間作出明智的決定。如果你錯過了來賓人數(shù)變更日期，錯過了減少原有客人數(shù)量的機(jī)會，那么這個錯誤將會使你付出昂貴的代價，因為你將不得不按原先合同上所確定的客人數(shù)和客戶數(shù)量付費。

　　在活動進(jìn)行過程中，你還要繼續(xù)更新你的關(guān)鍵任務(wù)時間表、成本表和支付計劃，應(yīng)確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡單說明，比方說由誰具體負(fù)責(zé)，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時間不慌不忙地做好的你的關(guān)鍵任務(wù)時間表。

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